FRANCISCO AUGUSTO
A nossa opinião de hoje incide sobre um aspecto que, embora pareça simples, assume uma importância significativa para o crescimento e o desempenho das organizações: o inventário. Muitas vezes, quando se fala de gestão empresarial, a atenção concentra-se nas vendas, nos lucros, nos investimentos e na conquista de novos clientes.
No entanto, exis te uma actividade que nem sem prerecebe a devida atenção, sobretudo nos pequenos negócios, mas que pode fazer a diferença entre uma gestão organizada e uma gestão marcada por perdas: o controlo do inventário.
O inventário pode ser entendido como o processo de identificação, contagem, registo e controlo dos bens, produtos, mercadorias e materiais que uma organização possui num determinado mo mento. Através deste processo, o empresário consegue conhecer as quantidades disponíveis, o estado de conservação e o respectivo valor dos recursos existentes no seu estabelecimento.
Na prática, o inventário permite ao proprietário saber exactamente o que tem, em que quantidade tem e quais são as necessidades de reposição. Parece uma questão elementar, mas a realidade de muitos pequenos negócios demonstra que nem sempre existe esta preocupação. Imagi nemos, por exemplo, uma pe quena hamburgaria cujo proprietário não sabe quantos pães, carnes, queijos, batatas e bebi das existem no estabelecimen to.
Como poderá decidir correctamente o que comprar, em que quantidade comprar ou quando efectuar a reposição dos produtos? Sem essa informação, mui tas decisões acabam por ser to madas com base na percepção e não em dados concretos. Uma das primeiras consequências da ausência de inventário é a dificuldade em controlar as per das.
Quando não existe registo das entradas e saídas de mercadorias, torna-se mais difícil identificar produtos desaparecidos, consumos não registados, danos ou perdas provocadas pelo fim do prazo de validade.
No exemplo da hamburgaria, se não houver controlo dos ingredientes utilizados diariamente, o proprietário dificilmente conseguirá perceber se a quantidade de carne consumida corresponde ao número de hambúrgueres vendidos.
Esta situação também pode criar oportunidades para práticas inadequadas. Quando os trabalha dores percebem que não existe controlo sobre os produtos, podem ocorrer vendas não registadas, consumos sem autorização ou utilização indevida de mercadorias. Naturalmente, não se deve partir do princípio de que todos os funcionários adoptam este tipo de comportamento.
Contudo, a ausência de mecanismos de controlo dificulta a responsabilização e torna mais difícil apurar as causas de eventuais diferenças entre o stock registado e o stock existente.
