FRANCISCO AUGUSTO
Ao longo da minha experiência profissional, nas diferentes empresas em que tive oportunidade de prestar serviços, directa ou indirectamente, tenho observa do uma prática que merece alguma reflexão: a realização constante de reuniões. Em muitas organizações, parece existir a ideia de que reunir frequentemente é uma forma de garantir a coordenação, acompanhar as equipas e manter os trabalhadores motivados.
Embora as reuniões sejam importantes para a comunicação e a tomada de decisões, é necessário compreender que o seu excesso também pode prejudicar o desempenho das organizações. Como em tantas outras actividades da gestão, o problema não está na realização de reuniões, mas na forma como são utilizadas.
Exis tem reuniões indispensáveis, que permitem discutir problemas, alinhar estratégias e tomar de cisões importantes. Contudo, há também reuniões que poderiam ser evitadas, sobretudo quando os assuntos em discussão dizem respeito à simples transmissão de informações que podem ser partilhadas rapidamente através de correio electrónico, grupos de trabalho ou outras ferramentas digitais.
Quando uma informação pode ser comunicada em poucos minutos, não parece razoável retirar vários trabalhadores das suas actividades para participar nu ma reunião. É importante que as empresas compreendam que as reuniões têm custos, mesmo quando não envolvem despesas financeiras directamente visíveis.
Muitas vezes, quando se fala dos custos de uma reunião, a primeira preocupação pode ser o valor gasto com um coffee break, o aluguer de uma sala ou outros serviços de apoio. Entretanto, existe um custo me nos visível, mas igualmente importante: o tempo de trabalho que deixa de ser utilizado na execução de outras actividades. Imagine mos uma reunião com dez trabalhadores, durante duas horas.
Estamos perante vinte horas de trabalho que poderiam ser aplicadas noutras tarefas. Se considerarmos a frequência com que algumas organizações realizam reuniões, percebemos que o tempo consumido pode representar uma perda significativa de produtividade.
A este custo juntam-se a interrupção das actividades operacionais, os atrasos na execução de tarefas, a redução do tempo disponível para atender clientes, a acumulação de trabalho e o desgaste dos colaboradores. Uma reunião pode parecer gratuita, mas o tempo dos trabalhadores representa um custo para a organização.
